SMTP- und MIME-Eingang
Eine feste Zieladresse nimmt technische E-Mails begrenzt entgegen. Absender, Empfänger, Betreff, Text, Header und Anhangsmetadaten werden sicher verarbeitet.
Notification Coordination System
OrgaNCS
Wenn Systeme melden, wird Überblick zur Handlung.
OrgaNCS bündelt technische System-E-Mails, bewertet sie nach nachvollziehbaren Regeln und macht Störungen, offene Prüfungen sowie ausgebliebene Meldungen zentral bearbeitbar.
Die Ausgangslage
Ein normales Postfach erkennt keine fehlende Meldung.
Monitoring-, Backup-, Netzwerk- und andere Infrastruktursysteme melden ihren Zustand häufig per E-Mail. In einem normalen Postfach müssen diese Meldungen manuell gesichtet, eingeordnet und über längere Zeit nachverfolgt werden.
OrgaNCS trennt die fachliche Bewertung einer Nachricht von der Überwachung ihres regelmäßigen Eingangs. So werden reale Fehler, noch offene Prüfungen und vollständig ausgebliebene Meldungen in einem gemeinsamen Arbeitsvorrat sichtbar.
Funktionen
Systemmeldungen einordnen, überwachen und gemeinsam bearbeiten.
Priorisierte Regeln
Absender, Empfänger und Betreff lassen sich exakt, als enthaltene Zeichenfolge, Glob-Muster oder regulärer Ausdruck vergleichen und nachvollziehbar bewerten.
Eingangsüberwachung
Intervall, Toleranz und Zeitplananker beschreiben den erwarteten Nachrichtenstrom. Auch eine Fehlermeldung bestätigt, dass die Quelle rechtzeitig gesendet hat.
Problemvorgänge
Wiederkehrende Fehler derselben Quelle werden mit neuester Meldung, Wiederholungszähler, Bearbeitungsstatus, Zuständigkeit und Notizen zusammengeführt.
Posteingang und Kategorien
Jede gespeicherte Nachricht bleibt einzeln auffindbar. Hierarchische Kategorien, Mehrfachzuordnung und die unveränderte EML-Datei unterstützen die fachliche Prüfung.
Statistik und Hilfe
Statusverlauf, Regelabdeckung, aktive Kategorien und wiederkehrende Probleme lassen sich für 7, 30 oder 90 Tage auswerten. Die integrierte Hilfe erklärt den Arbeitsablauf.
Regelwerk
Die erste passende Regel entscheidet.
OrgaNCS prüft aktive Regeln nach absteigender Priorität. So bleibt nachvollziehbar, warum eine Nachricht akzeptiert, als Fehler gekennzeichnet, zur Prüfung vorgelegt oder bewusst ignoriert wird.
- Absender, Empfänger und Betreff lassen sich gezielt miteinander verknüpfen.
- Exakter Vergleich, Enthalten-Suche, Glob-Muster und reguläre Ausdrücke sind verfügbar.
- Bewertung, Kategorien und Zuständigkeit werden sichtbar an der Regel geführt.
- Aus einer passenden Regel kann direkt eine Eingangsüberwachung entstehen.
Vom Eingang zur Handlung
Ein klarer Ablauf für jede Systemmeldung.
Automatisierung folgt erst auf eine nachvollziehbare fachliche Entscheidung. Dadurch bleibt eine noch unklare Meldung sichtbar, statt zu früh falsch eingeordnet zu werden.
- EmpfangenSystem-E-Mail über die feste Zieladresse begrenzt und sicher einlesen.
- BewertenNachricht manuell prüfen oder über eine enge priorisierte Regel einordnen.
- ÜberwachenUnabhängig vom OK- oder Fehlerstatus kontrollieren, ob die Quelle rechtzeitig sendet.
- BearbeitenProblemvorgang zuweisen, dokumentieren und bei bestätigter Erholung lösen.
Eingangsüberwachung
Nicht nur Fehler, auch Stille wird sichtbar.
Die Überwachung prüft unabhängig von der fachlichen Bewertung, ob ein System rechtzeitig irgendeine passende Statusmeldung sendet. Ein ausgebliebener Eingang wird damit selbst zum sichtbaren Betriebsereignis.
- Intervalle und Toleranzen beschreiben den erwarteten Nachrichtenrhythmus.
- Ein fester Zeitplananker hält Tages- und Wochenabläufe stabil.
- Pünktliche und überfällige Ströme sind unmittelbar unterscheidbar.
- Regeln und Überwachungen bleiben fachlich getrennt und einzeln deaktivierbar.
Benachrichtigungen und Integrationen
Optionale Anbindungen für den jeweiligen Betrieb.
Zusammenfassungen statt Mailflut
Ruhezeiten bündeln normale Nachtmeldungen getrennt nach Fehlern und Prüfungen. So genügt morgens eine kompakte Zusammenfassung, statt jede einzelne Systemmail lesen zu müssen.
PRTG-Sensor
Ein token-geschützter JSON-Sensor stellt inhaltsarme Zustände wie offene Probleme, überfällige Ströme, Sicherungsalter und Dienstgesundheit bereit.
Signierte Webhooks
Regeln und Nachrichtenströme können ticketsystemneutrale Ereignisse mit HMAC-SHA256-Signatur, Idempotency-Key und begrenzten Wiederholungen ausgeben.
Wartung und Wiederherstellung
Systemchecks, restoregeprüfte Backups, geschützter Restore und signierte Funktionsupdates unterstützen einen kontrollierten Eigenbetrieb.
Kritische Sofortbenachrichtigung
Kritische Systemmeldungen direkt per SMS erhalten.
Für eine kritisch markierte Regel sendet OrgaNCS jeden neuen realen Treffer als reine Kurztextmeldung an die getrennt konfigurierte Adresse eines SMS-Gateways. Das Gateway übernimmt die unmittelbare SMS-Zustellung.
- Unabhängig vom normalen Benachrichtigungsschalter und von Ruhezeiten.
- Auf höchstens 160 Zeichen begrenzte, gezielt priorisierte Meldung.
- Historische Neuauswertungen lösen bewusst keine SMS-Flut aus.
- Normaler E-Mail-Versand und SMS-Gateway lassen sich getrennt testen.
Technische Voraussetzungen
Geschützt und standortspezifisch betreiben.
Bereitstellung, SMTP-Transport, Aufbewahrung, Benachrichtigungen und externe Überwachung werden für den jeweiligen Einsatz abgestimmt.
Zielplattform
Ubuntu Server 24.04 mit Docker Compose
Datenhaltung
PostgreSQL 16 mit konfigurierbarer Nachrichtenaufbewahrung
Zugriff
Persönliche Konten, drei Rollen und optional verpflichtende TOTP-MFA
Verfügbarkeit
Kontaktbasierte Vorstellung und projektbezogene Bereitstellung
Direkter SMTP-Empfang aus dem Internet
DNS/MX, Zertifikate, Firewall, Rate Limits, Abuse- und Malwareschutz, Monitoring und Betriebsverantwortung müssen vorab standortspezifisch festgelegt werden.
Systemmeldungen koordinieren
Passt OrgaNCS zu Ihren Betriebsabläufen?
Wir stellen Ihnen die Anwendung vor und besprechen Nachrichteneingang, Regelwerk, Benachrichtigungen und den passenden Betriebsrahmen.